Nach gut zwei Jahren Präsenzenthaltsamkeit finden Teamevents, Klausurtagungen, Workshops oder Fachpressetage vielerorts wieder in direktem Austausch statt. Gemeinsam haben so ziemlich alle Firmenevents jede Menge Detailfragen, Abstimmungsbedarf, Orga-Änderungen und Troubleshooter-Themen. Während vor der Pandemie die meisten Prozesse im Event-Management in vielen Unternehmen quasi wie geölt liefen, gibt es aktuell einen deutlich größeren Abstimmungsbedarf. Hinzu kommt, dass nach zwei Jahren Planungsspielen nur auf dem Papier nun so manche in- oder externe Schnittstelle ein wenig eingerostet sein dürfte.

Das federn immer häufiger Event-Profis der Hotelketten ab und ist naheliegend, weil Firmen für ihre Tagungen, Meetings, Seminare & Co. oft Veranstaltungsräume in Hotels buchen. Dort hat sich der Convention-Bereich teils zu einem sehr serviceorientierten Geschäftsmodell entwickelt. Oft gibt es von den Hotels einen regelrechten Wohlfühl-Support. Nicht nur in kleinen und mittständischen Unternehmen, in denen die Organisation von Veranstaltungen oft zusätzlich zu den eigentlichen Aufgaben übernommen wird, kann das Convention-Team eines Tagungshotels zur tatkräftigen Verstärkung werden.

Hotelpersonal als Verstärkertruppe

Das nestor Hotel Ludwigsburg aus der Ghotel Group bietet beispielsweise ganz konkret vorgefertigte Listen und Formulare für einfachere Absprachen zwischen Hotel und Kunde, Zimmerbuchungen laufen über das Convention Sales Team. Das bedeutet weniger Ansprechpartner und kürzere Wege für die Gäste und Kunden. Für die Budgetplanung gibt es beispielsweise spezielle Tabellen zur Kostenkalkulation. Vor Ort betreuen im nestor Konferenzservices und Haustechniker und sind laut Alina Zimmerle, Director of Conventions Sales im nestor Hotel Ludwigsburg, auch durchgehend erreichbar. Neben einer Komplett-Beratung durch das Convention Sales Team umfassen die Services zum Beispiel auch Rahmenprogramm, Incentive-Planung und Rechnungsabwicklung. „Wir bieten das Komplett-Paket“, erklärt Alina Zimmerle. „Eine enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit ist uns hier am wichtigsten, ganz nach unserem Motto, ‚Persönlichkeit ist unsere Stärke‘.“

Das Hotel Vier Jahreszeiten Kempinski in München verfügt über eine eigene Groups & Events-Abteilung. Jeder Kunde, der hier eine Veranstaltung plant, bekommt eine persönliche Ansprechpartnerin bzw. einen Ansprechpartner an die Hand. Immer vor Ort, begleitet diese Person das Firmenevent von Beginn an bis zum Schluss.

Rundum-Service-Anbieter

Auch die Scandic Hotels, die sich als die „wahrscheinlich nachhaltigste Hotelkette Europas“ positionieren, verstehen sich als Rundum-Service-Anbieter, und zwar von der Anfrage an. In Deutschland gibt es speziell für vier zentrale Destinationen Ansprechpartner für Firmeneventplanerinnen und -planer, zudem betreut und berät auch das Sales-Team. Wer sich die Hotellerie als Veranstaltungspartner ins Boot holt, profitiert oft vom direkten Draht und kurzen Abstimmungswegen.

HRS empfiehlt generell, Rundum-Sorglos-Pakete in Betracht zu ziehen. Bei HRS gibt es eigenen Angaben zufolge 100.000 Hotels, die von Veranstaltungsräumen und -technik über das Catering bis zu den Übernachtungsmöglichkeiten alles anbieten, was für einen Event erforderlich sei. Das spare wertvolle Zeit, weil man sich diese Bausteine nicht bei verschiedenen Anbietern zusammensuchen und aufeinander abstimmen muss, heißt es auf dem Hotel-Buchungsportal.

So hat Accor beispielsweise gruppenweit mit mehreren Marken mehr als 2400 Hotels in 95 Ländern von der Economy- bis zur Luxuskategorie. Unabhängig von der Marke und Tools wie „My Venue Finder“, Raumrechner und Net Zero Carbon Calculator bietet Accor auch standardmäßige Services wie Verpflegung, persönliche Ansprechpartner und audiovisuelle Technik an. Das Meetingkonzept Pullman Business Playground wiederum lässt sich nur in einigen Häusern der Accor-Gruppe nutzen, derzeit etwa im Pullman Berlin Schweizerhof und im Pullman London St. Pancras. Zentral an diesem Business-Konzept ist der Pullman Poker Table, der den traditionellen Konferenztisch ersetzt und Konferenzen wandeln soll zu einem angenehmen Erlebnis, zu einer Art Spiel, während Pullman Curiosity Boxes mit interessanten Objekten die Kreativität beflügeln. Für die Meetingpausen hat Pullman die Canopy Break-Zone als Rückzugsmöglichkeit entwickelt. Für die Häuser der Marke greet hat Accor den Grundgedanken der nachhaltigen Hotellerie ausgearbeitet, der ganzheitlichen Fokus ist bei der Marke Swissôtel unter dem Oberbegriff „Vitality“ zusammengefasst. Auch bei der Abdeckung verschiedener Zielrichtungen von Firmenevents können Ketten also punkten.

Preise zu Paketen schnüren

Dynamische Preise sind im Tagungsbereich eher selten. In der Regel werden Experten zufolge zunächst die klassische Tagungspauschalen vom Kunden angefragt, weil sie im Prinzip vergleichbar sind. Sie lassen sich aber mitunter durchaus in puncto Leistung und Preise anpassen. Je nach Tagungsplanung und Ablauf klappt das zum Beispiel im Holiday Inn Osnabrück. In allen deutschen Häusern der Kette Scandic Hotels gibt es ebenfalls einheitliche Tagungspauschalen mit dynamischen Preisen.

Das Hotel Vierjahreszeiten Kempinski München bietet zwar klassische Tagungspauschalen an. „Die meisten ‚Pakete‘ werden individuell in genauer Abstimmung mit dem Kunden geschnürt“, berichtet Eva-Maria Panzer, Senior Director Corporate PR der Kempinski Hotels S.A. Pakete haben den generellen Vorteil, dass sich hier verschiedenste Leistungen bedarfsgerecht zusammenpacken und individuell kalkulieren lassen. Nicht nur Tagungsräume mit Zimmern im Bundle, sondern vielleicht noch kombiniert mit Conference Concierge, Technik und Shuttleservice.

Kontingente zusammenfassen

Yield Management oder auch Ertragsmanagement ist eine dynamische Methode, um Preise und Kapazitäten zu steuern. Preise werden hier nicht auf Produktebene festgelegt, sondern beispielsweise für einzelne Leistungen, die dann zu größeren Kontingenten zusammengefasst werden. Das funktioniert zum Beispiel anhand von Mindestumsatz pro Teilnehmer, was preislich attraktiv sein kann. Für die Kalkulation muss man allerdings auch die Teilnehmerzahl wissen. Auch Fläche ist ein Indikator. Ist nur ein Tagungsraum für das Director-Board-Treffen und ein Separee im Restaurant fürs anschließende Dinner gefragt, oder möchte man für einen Kickoff-Event mit den Vertriebspartnern diverse Tagungsräume, Säle für Produktpräsentationen und gleich auch noch die Zimmer für die Übernachtung der Teilnehmer belegen? Oft greifen zumindest die gängigen Staffelpreise.

Das nestor Hotel Ludwigsburg bietet Kettenrahmenverträge für Vergünstigungen innerhalb der Häuser der Ghotel Group. Ein Unternehmen profitiert damit dann auch bei den nächsten Firmenevents, wenn sie woanders stattfinden. Corporate-Verträge schließen auch die Scandic Hotels ab, wahlweise mit prozentualem Rabatt oder fester Rate.

Wo Partnerschaften Boni und Extras abwerfen

Und wie sieht es mit Extras, Boni und Goodies aus? Hier haben Convention Sales Manager bisweilen Verhandlungsspielraum für Extras, beispielsweise in Form von Rabatten, VIP-Zimmern oder kostenfreien Upgrades. Auch Extra-Leistungen wie das Verteilen von Welcome-Tüten für die Tagungsteilnehmer auf dem Zimmer sind übrigens in der Regel „Goodies“, schließlich kostet es das Hotel Personalkapazitäten. Voraussetzung dafür kann die garantierte Abnahme eines bestimmten Zimmerkontingents sein, aber auch eine kontinuierliche Partnerschaft, unterm Strich also auf Win-Win-Niveau.

Interessant sein können auch Programme mit Bonuspunkten, die sich gerade bei Hotelketten mit vielen Häusern in verschiedenen Ländern lohnen. Accor etwa hat mit ALL Meeting Planner ein eigenes Loyality-Programm für die Planung von Firmenveranstaltungen aufgesetzt: „Zwei ausgegebene Euro entsprechen dabei einem Prämienpunkt, die flexibel für künftige Veranstaltungen, aber auch für andere Benefits aus unserem Bonus-Programm eingelöst werden können“, erklärt Tamara Schwarz-Spackbacher, Media Relations & PR DACH bei Accor.

Rabatte, Bonusnächte und Partnerangebote

Scandic Friends heißt das Mitgliederprogramm für Benefits der Scandic Hotels, bei dem sich Punkte für Rabatte, Bonusnächte und Partnerangebote sammeln lassen. Die Hotelkette hat zudem in allen 270 Häusern Coworking Spaces eingerichtet, was sich für Tagungsteilnehmer als nützlich erweisen kann, wenn das Tagesgeschäft mal dazwischenkommt. Hier lässt sich auch spontan vor Ort ein Tagespass buchen.

Karin Pfeiffer, Journalistin